Wat een discovery-fase werkelijk kost, en wat het honorarium moet opleveren

Voorbeeld 1.540 woorden 7 min leestijd Geschreven in de merkstem van acme-consulting.example

Wat je koopt met een discovery-honorarium

Een discovery-fase koopt een implementatieraming waar je een leverancier aan kunt houden, opgesteld op een moment dat je nog kunt weglopen. Voor middelgrote trajecten ligt het vaste honorarium doorgaans tussen de twee en vijf procent van het implementatiebudget dat je verwacht.

Het honorarium betaalt voor omzettingswerk. Een antwoord op een aanbesteding is een bod dat van buitenaf in een paar dagen wordt geschreven. Discovery maakt daar een plan van onderop van: de huidige situatie in kaart, eisen geprioriteerd door de mensen die met het resultaat moeten leven, elke integratie geteld, en een kostenmodel waarvan de aannames zwart op wit staan zodat je ze kunt aanvallen. Over de 148 discovery-trajecten die ACME Inc tussen 2021 en 2025 uitvoerde, ligt de mediaan volgens onze eigen projectdata op 42.000 euro over vier kalenderweken (acme-consulting.example). Het kleinste traject kostte 18.000 euro voor de vervanging van één systeem, het grootste 76.000 euro voor een concernbrede ERP-scoping.

Dat laat één nuttige vraag over, en dat is de vraag die dit artikel beantwoordt: waaruit bestaat dat bedrag precies, en hoe weet je of het getal voor je neus eerlijk is?

De rekensom achter het honorarium

Een discovery-honorarium is mensen maal dagen maal dagtarief, en alle drie de factoren kun je controleren voordat je tekent.

Begin onderaan. De bodem onder elk dagtarief is de loonkost, en de loonkost is openbaar. Eurostat zet de gemiddelde loonkost per uur in de EU op 33,5 euro in 2024, met een spreiding van 10,6 euro in Bulgarije tot 55,2 euro in Luxemburg (ec.europa.eu). Een senior consultant die voor 1.800 euro per dag wordt gefactureerd, krijgt geen 1.800 euro per dag betaald. Tussen de loonkost en de factuur zitten de overhead van het bureau, de marge en vooral de bezettingsplanning: bij een geplande seniorbezetting van 70 procent, wat wij bij ACME plannen, draagt de gefactureerde dag ook de drie op de tien dagen die niemand koopt.

Dan de samenstelling van het team. Onze mediane discovery is 30 mensdagen tegen een gemengd dagtarief van 1.400 euro: een leidend consultant fulltime, een solution architect halftime, vier tot vijf kalenderweken. Als een voorstel 60 mensdagen offreert voor een middelgrote scoping, is de vraag niet of het bureau duur is. De vraag is welk deliverable het aantal dagen verdubbelde, en het antwoord is meestal een workshopprogramma dat in de implementatie thuishoort.

De eerlijke kostendrijvers zijn telbaar: systemen die worden geraakt, integraties die worden overgestoken, belanghebbendengroepen die gehoord moeten worden, locaties die bezocht moeten worden. Een honorarium dat beweegt zonder dat een van die factoren beweegt, is een honorarium dat richting het implementatiebudget drijft.

Wat het kost om het over te slaan

Niet betalen voor discovery laat de kosten niet verdwijnen. Het verplaatst ze naar de andere kant van de handtekening, waar ze groter zijn en aankomen als meerwerkverzoeken met jouw naam erop.

De cijfers op sectorniveau zijn niet mild. Het Pulse of the Profession-onderzoek van het Project Management Institute zette het aandeel investeringen dat verloren gaat door zwakke projectprestaties op 11,4 procent (pmi.org). Op een implementatie van 1,5 miljoen euro is dat 171.000 euro, ruwweg vier discovery-fases die opgaan aan herstelwerk, ongebruikte licenties en beslissingen die opnieuw worden genomen. Hetzelfde onderzoeksprogramma vond dat organisaties die projectmanagement als vakgebied onderwaarderen 67 procent meer projecten volledig zien mislukken (pmi.org).

Onze eigen projectdata zegt hetzelfde in een kleinere spiegel. Implementaties die op een betaalde discovery volgden, sloten af binnen een mediaan van 9 procent van de raming na discovery. Implementaties die rechtstreeks vanuit een aanbestedingsantwoord werden verkocht, overschreden hun contractwaarde met een mediaan van 24 procent, en hun meerwerklijsten waren ongeveer drie keer zo lang (acme-consulting.example). Het verschil is niet dat discovery de uitvoering goedkoop maakt. Het zorgt ervoor dat de discussie vroeg plaatsvindt, op papier, terwijl die discussie nog goedkoop is.

Wat het honorarium moet opleveren: deliverables en exitcriteria

Een discovery-fase eindigt in een go- of no-go-advies waarmee je met een ander bureau aan de slag zou kunnen. Alles wat daarop achterblijft was een workshop met een mooiere naam.

De lijst met deliverables is kort en niet onderhandelbaar: een kaart van de huidige situatie, een eisenbacklog geprioriteerd door de mensen die het systeem gaan gebruiken, een integratie-inventarisatie, een gekost uitvoeringsplan met de aannames erbij geschreven, een risicoregister met benoemde eigenaren, en het advies zelf. Elk daarvan is van jou. De test voor een discovery-deliverable is of het overleeft wanneer je het aan een concurrent overhandigt, want soms gebeurt dat ook echt.

Lezersvraag · beantwoord door de auteur

Als we ons vooraf aan de implementatie verbinden, zou de discovery dan gratis moeten zijn?

"Nee, en beschouw dat aanbod als informatie", zegt Marta Ellingsen, partner bij ACME Inc. "Een gratis discovery is ergens ingeprijsd, en dat ergens is het implementatiebod dat je nog niet hebt gezien. Wanneer je voor discovery betaalt, is het honorarium ons volledige belang in het antwoord, en juist dat maakt het mogelijk dat het antwoord no-go is. Ruwweg een derde van onze discovery-klanten neemt het plan mee en implementeert het met iemand anders. Dat is het product dat werkt, niet het product dat faalt."

Marta Ellingsen, Partner, ACME Inc. Beantwoord via sms tijdens het onderzoek en gepubliceerd onder haar naam.

De exitcriteria zijn net zo belangrijk als de artefacten. Elk deliverable heeft een datum en een benoemde acceptatietest nodig, en de fase heeft een vastgelegd antwoord nodig op de enige vraag waarvoor ze bestaat: bouwen, kopen, anders faseren of stoppen.

Vast honorarium of nacalculatie voor de discovery zelf

Koop discovery tegen een vast honorarium op basis van benoemde deliverables. Bewaar nacalculatie voor de fase daarna, waar de onbekenden juist de kern zijn.

Discovery is de zeldzame adviesfase waarvan de scope al bekend is voordat ze begint, omdat de lijst deliverables hierboven niet van klant tot klant verandert, alleen de diepgang. Daarmee is het te beprijzen, en een bureau dat de prijs van zijn eigen scopingmethode niet wil vastzetten, vertelt je iets over die methode. De opdrachtbevestiging moet de deliverables benoemen, de acceptatietest per deliverable, het team bij naam, en wat er met het honorarium gebeurt als het advies no-go is. Er hoort ook in één zin in te staan dat de resultaten van jou zijn.

Twee clausules zijn het waard om over te onderhandelen in plaats van aan te nemen. Ten eerste: een gedeeltelijke verrekening van het discovery-honorarium met fase twee is prima om te accepteren en verkeerd om te eisen, want eisen zet de discovery stilletjes weer om in een verkoopkost. Ten tweede: tarieftransparantie. Het gemengde dagtarief en het aantal mensdagen horen in de opdrachtbevestiging, niet alleen het totaal, zodat je bij een scopewijziging kunt zien welke factor bewoog. Geen van beide clausules kost een serieus bureau iets. Allebei zijn het goedkope tests of je analyse koopt of een salespijplijn voedt.

Betaalde discovery en gratis scoping door de leverancier, naast elkaar

Lees de vergelijking als een set prikkels in plaats van een ranglijst: de gratis optie is niet goedkoper, ze wordt alleen anders betaald.

Rij voor rij is dit de eerlijke versie van het verschil:

Vraag	Betaalde discovery	Gratis scoping door leverancier
Wie betaalt het werk	Jij, tegen een vast honorarium	De leverancier, ingeprijsd in het latere bod
Wie is eigenaar van de deliverables	Jij, herbruikbaar in elke aanbesteding	Vaak de leverancier, gekoppeld aan hun voorstel
Kwaliteit van de raming	Van onderop, gekoppeld aan exitcriteria	Van bovenaf, verankerd in het winnen van de deal
Prikkel van de opsteller	Nauwkeurigheid, het honorarium hangt niet van fase twee af	Volume, scoping voedt de salespijplijn
Wanneer de cijfers bewegen	Voor het contract, op papier	Na de handtekening, als meerwerk
Meest voorkomende misser	Scope creep binnen de discovery zelf	Een raming die is gebouwd om laag te zijn

FAQ

Hoe lang zou een discovery-fase moeten duren?

Twee tot zes weken voor de meeste middelgrote trajecten; de mediaan bij ACME Inc is vier. Veel korter en je hebt workshops met een mooiere naam gekocht. Veel langer en de implementatie is stilletjes begonnen zonder contract dat dat zegt, en dat is het slechtste van beide prijsmodellen.

Is een percentage van het implementatiebudget de juiste manier om discovery te beprijzen?

Als toets op gezond verstand wel: twee tot vijf procent van de verwachte implementatiekosten is de bandbreedte waarin de meeste middelgrote trajecten landen. Als prijsmechanisme niet. Koop het als vast honorarium tegen benoemde deliverables, want een percentage geeft de opsteller van de raming een belang in de omvang van die raming.

Kunnen we de discovery bij het ene bureau doen en met een ander implementeren?

Ja, mits de opdrachtbevestiging vastlegt dat de deliverables van jou zijn en de documenten zo zijn geschreven dat ze de overdracht overleven. In de projectdata van ACME Inc implementeert ruwweg een derde van de discovery-klanten elders. Een bureau dat zich tegen die clausule verzet, prijst zijn discovery als verkoopkost, en dat weet je dan voordat je iets hebt getekend.